台青大陸創業,不得不知的公章使用ABC

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    台青大陸創業,不得不知的公章使用ABC 丨貝斯哲

    原创: 貝斯哲 贝斯哲 昨天

    針對台青大陸創業,貝斯哲法律財稅事業群可提供如下服務:
    企業股權架構設計(稅收規劃、境外公司/自然人,境外公司註冊地的選擇)
    新設企業形態的選擇(是否屬於負面清單,經營範圍設定)
    合夥人之間的合作協議(股東會與董事會的權限設定,議事規則,經營管理權的分配)
    企業工商審批及稅務認定
    企業內控框架制度的設計(印章管理、部門權限設置、進銷存系統)
    勞動人事管理制度(員工手冊、勞動合同、人事表單設計)
    企業常用基本合同的製作與修改
    常年法律與財稅顧問
    代理記賬與稅務申報

    隨著越來越多的台青來大陸創業,“接地氣”和“熟悉法規”就成為前輩們對於台商二代和西進台青們的諄諄告誡。兩岸雖然語言相同,但思維方式與文化環境仍有不少差異,企業經營面臨的法律法規更是相差甚遠。

    就以企業公章為例,小小的一枚印章,其蘊含的法律常識和不同運用下的法律後果也會完全不同。貝斯哲在此總結常見問題如下:

    Q1:大陸企業一般需刻製哪些公章?各有什麼作用?
    A1:企業印章都代表著公司的意志,具有特定的法律效力。
    從企業運作的角度來說,通常有四枚印章屬於公司常用,即企業公章、財務專用章、發票專用章和法定代表人章。

    (一)公章:公章是代表企業法人意志、對外簽署合同及其他法律文件所需的憑證。凡是以公司名義對外出具的信函、介紹信、證明、合同或其他材料等,通常均加蓋企業公章。

    (二)財務專用章:專用於企業與銀行之間的各種票據、匯款單,或財務往來結算等。隨著網絡銀行的功能實現,實務中財務專用章的使用機會已經越來越少。

    (三)發票專用章:是企業購買和開立發票時需加蓋的發票專用章,登記有公司名稱、稅務登記證號及發票專用章字樣。根據《發票管理辦法實施細則》的規定,通常需要在發票聯合抵扣聯加蓋發票專用章。

    (四)法定代表人章:即刻有法定代表人姓名的印章,主要用於辦理銀行相關事務時使用,個別情況下會用於替代法定代表人的簽名。

    Q2:合同專用章必須刻製嗎?
    A2:並非必須。
    合同專用章通常用且僅用於企業對外簽署合同時使用,其效力與企業公章無異。

    正是由於企業公章完全可以覆蓋合同專用章的使用用途,從公章管理的風險管控角度來說,貝斯哲並不鼓勵企業專門刻製合同專用章,簽署合同時直接使用公章即可。

    Q3:聽說大陸“認章不認人”,是這樣嗎?
    A3:這話有道理,但不完全對。一份合同生效與否,取決於其簽字人和公章兩個角度。

    從簽字人的角度來說,如果簽字人是法定代表人,因其具有法律授予的天然代表權,即使沒有加蓋企業公章,合同也當然生效。但如果簽字人並非是法定代表人,就要取決於其是否具有企業或法定代表人的授權委託書,且同時結合其加蓋公章的前因後果,或是否形成表見代理等因素來進行判斷。

    從公章的效力角度來說,如果加蓋公章的人有得到了企業的授權,即使其本人未簽字而只有企業公章,通常也會被認為合同有效,這也是某種程度上會被認為“認章不認人”的原因所在。但如果公章持有者並未取得企業授權,只要企業可以舉證證明,也可以追認合同無效。

    關於蓋章行為的法律意義,最高人民法院民二庭第18次法官會議紀要中,針對“法定代表人加蓋偽造公章的合同是否有效”這個問題時,就曾總結法官會議意見如下:

    “在合同上加蓋公司公章的法律意義在於,蓋章之人所為的是職務行為,即其是代表或代理公司做出意思表示。

    但章有真假之分,人也有有權無權之別,不可簡單根據加蓋公章這一事實就認定公章顯示的公司就是合同當事人,關鍵是要看蓋章之人有無代表權或代理權。

    蓋章之人為,法定代表人或有權代理人的,即便其未在合同上蓋章甚至蓋的是假章,只要其在合同書上的簽字是真實的,或能夠證明該假章是其自己加蓋或同意他人加蓋的,仍應作為公司行為,由公司承擔法律後果。

    反之,蓋章之人加蓋的是真公章,該合同仍然可能會因無權代表或無權代理而最終歸於無效。”
    因蓋章或簽字問題所發生的合同效力糾紛,其認定通常曠日持久。從經營安全的角度出發,貝斯哲事業群建議企業應就印章的保管、使用、審核、審批等建立健全內控制度,確保公章使用的唯一性,以避開不必要的糾紛及承擔無為的責任。
    Q4:新設企業何時可以申請刻制公章?
    A4:新設企業自領取營業執照之日起即可申請刻制公章。隨著政府進一步深化“放管服”改革、優化營商環境,取消了對企業公章刻制的審批制度,實行備案管理。公章刻制備案納入“多證合一”,由市場監管部門統一採集企業登記信息並與公安機關信息共用,企業不用再重複向公安機關提交相關材料,持經辦人有效身份證件原件和委託授權書即可領取公章。此外,新規還允許各企業在本省、自治區、直轄市範圍內跨縣(區)刻制公章。

    Q5:企業新刻製公章需提供哪些材料?
    A5: 企業申請刻製公章可提供如下材料:
    (一)依法批准設立或者登記的證件、文書;
    (二)由法定代表人、經營者或者主要負責人出具的委託授權書;
    (三)經辦人的有效身份證件原件、影本及聯繫方式;
    (四)申請製作具有法律效力的個人名章的,應當提供本人有效身份證件、單位證明、委託授權書。

    Q6:企業的所有公章是否均需備案?沒有備案的公章,效力如何?
    A6:依照《印章治安管理辦法》規定,企業的所有公章均應備案。但這並不意味著未經備案的公章就不具有法律效力。

    實踐中,很多企業為了省時省錢,私自向無公章刻制資質的企業申請刻制業務專用章如合同專用章、採購專用章等,用印在相關業務憑證上,卻未及時向公安部門備案。企業是否可以以未經備案而主張合同無效?一般來說,除非能夠證明此合同的簽署並不代表公司的意志,否則,不能因為印章刻製程序上的瑕疵而貿然認定合同無效。

    Q7:合同上加蓋分公司的公章是否有效?
    A7:根據公司法等相關法律規定,分公司不具有法人資格,無法獨立承擔法律責任。但分公司可領取營業執照,能夠成為民事訴訟的被告。因此在合同上加蓋分公司的公章,只要沒有其他相反證明此公章違背公司意志,應認定合同有效,相關法律責任由總公司來承擔。

    Q8:企業公章被盜、被搶或丟失,該如何處理?
    A8:若企業公章被搶、被盜或丟失,應當及時在所在地設區的市級以上公開發行的報刊上聲明原公章作廢。刊登作廢聲明以後,向有資質的公章刻制企業提供相關證明材料、聲明材料和法定代表人或經營者有效身份證件原件,申請重新製作。

    Q9:企業合同中常常約定:本合同自簽字蓋章之日起生效,或本合同自簽字、蓋章之日起生效,兩者相同嗎?
    A9:不同。根據最高法院的判例,“簽字蓋章”通常理解為“簽字”或“蓋章”,而“簽字、蓋章”則通常指“簽字”+“蓋章”。

    《合同法》第三十二條規定:當事人採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。實踐中,大多數合同中約定的“簽字蓋章”實則是對合同法第三十二條原文簡略的不規範的稱法,只有當合同明確約定本合同自簽字且蓋章或本合同自簽字、蓋章之日起生效時,才需兩者兼備。

    Q10:電子公章與傳統公章相比效力如何?企業使用電子公章時應注意什麼?
    A10:隨著信息化、無紙化辦公模式的推廣,電子公章作為一種新興的公章應運而生。2019年4月11日,上海電子公章公共服務平臺正式上線,通過該平臺,上海將全面實現對各類法人電子公章和個人電子簽名的統一製作與管理。

    電子公章作為電子資料,受電子簽名法規制。《電子簽名法》規定,民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書,當事人可以約定使用電子簽名、資料電文。當事人約定使用電子簽名、資料電文的文書,不得僅因為其採用電子簽名、資料電文的形式而否定其法律效力。可見電子公章與普通實物公章具有相同的法律效能。

    然而電子公章又因其本身特殊的性質更容易被複製濫用,因此企業在使用過程中應健全內部管理制度,明確電子公章的保管人及其使用權限,規範使用流程,妥善保管。

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