在日常工作中,物业公司需要注意保留哪些证据?

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    在日常工作中,物业公司需要注意保留哪些证据?

    催天下订阅号 昨天

    在物业费诉讼案中,我们经常看到这样的情景在上演:案件庭审过程中,法官会质问,拿着物业服务合同就要物业费吗?

     

    判决后,判决书中写着:根据同一小区内物业公司同时起诉的其他业主向本院提供的陈述及本院调查走访的情况看,物业公司在提供物业服务时确实存在一定的瑕疵,故本院酌情扣减物业服务费。

     

    在履行物业服务合同产生损害赔偿的纠纷案件中,物业主张履行了相关义务,但并未能提供有效证据的情况比比皆是

     

    正所谓“一千人眼中有一千个哈姆雷特”,一千个业主眼中也会有一千个对幸福小区的设想。面对物业公司庞杂的服务内容,每个业主对服务的着眼点不同,也导致了不同的投诉、纠纷。在享受物业服务的过程中,业主关心的是结果,物业公司也很难将每一项服务的过程一一呈现在业主面前。

     

    当面临纠纷时,物业公司需要将服务过程和结果在法庭呈现给业主和法官,这就需要物业公司在日常工作中注意证据的保留

     

    有人说,物业企业提供的证据不过就是各种巡逻记录、监控记录,其实非也。

     

    物业服务的基础证据应该是物业服务合同,而所有的质量记录、管理记录都是因物业服务合同的条款要求衍生出来的。物业服务合同是继续性合同,物业公司是否履行义务或义务履行是否到位,往往经过一段时间反应出来,增加了物业公司举证的难度

     

    物业服务合同的内容非常庞杂,包括对房屋共用部位和公用设施设备的日常管理和维护,对小区公共秩序的维护、小区的清洁和保安服务、绿化养护管理等综合管理服务。庞杂的服务内容使得物业公司的证据保留是一件相当繁琐的工作

     

    《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》的要求,“原告向人民法院起诉或者被告提出反诉应当附有符合起诉条件的相应的证据材料。当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明。没有证据或者证据不足以证明当事人的事实主张的由负有举证责任的当事人承担不利后果。”

     

    所以,证据提交规则一般是谁主张,谁举证。当然,个别案件实施举证可能会责任倒置,讲到物业服务合同纠纷,则往往由物业公司承担举证责任。司法实践中,物业公司在诉讼中并不能单纯依靠(前期)物业服务合同诉讼,除去现场证据、各项管理记录外,法院还会将物业公司在该院相关案件审理案件情况及当时实地走访情况作为裁判依据之一。

     

    证据,是日常工作中留下的点点凭证,日常工作中应当有留存证据归档的意识。有同行询问物业相关案件一般需要提供哪些证据,可能是想针对性的注意档案保持,但是很抱歉,物业服务合同纠纷引发的案件在证据准备时,需要因案制宜,不存在模板套用,不过以下这八大类档案,肯定是不可或缺的。

     

    1、每季度出具物业服务报告,在小区内公示,有业委会项目可在业委会备案。

     

    2、公告张贴时,建立公告台账。包括如禁止违章搭建、禁止占用公共区域、施工公告、消杀、清洗外墙公告、禁止高空抛物等,也在留存范围内。

     

    3、电梯维修、外墙清洗、消杀、绿化、管道疏通等工作中应当建立工作记录台账,适当的将工作情况及结果在小区内进行公示。

     

    4、日常维修、投诉等及时处理并书面与业主确定处理结果。

     

    5、日常涉及业主签字事宜,必须由业主本人签字,非本人签字应当由代签人注明与业主的关系。

     

    6、公司文本文件涉及业主签字,不得进行修改、涂画、增加、备注。

     

    7、不定期进行物业服务问卷调查,针对业主疑问事宜,及时跟进解决并由业主确认跟进结果。

     

    8、物业服务过程中各种工作记录应当留存2年以上。

     

     

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