资料 || 设备台帐和档案管理

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    资料 || 设备台帐和档案管理

    老刘 物业学社 前天

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    设备台帐、设备帐册和设备档案是设备管理的基础,建立设备台帐和档案统称为设备建档。

    一、建档设备的范围、编号、系统

    1.建档设备的范围    单台设备价值在2000元以上的都要单独建档。价值低于2000元的设备,原则上不建档,归入一般固定资产登记范畴;有些设备虽然低于2000元,但却是关键设备或主要设备的主要辅助设备,或是批量较大、较重要的,也要归入建档设备范围。  2.设备的编号    为了便于设备的统计和管理,对建档范围内的所有设备都要编号,原则是一台设备一个编号,成套设备也应按功能尽可能的单机编号。编号确定后不再变动,所配备的电动机等附属设备,统一于主机编号;不再另外单独编号。编号按《设备统一分类及编号目录》进行编制。
    机电设备分机械设备和动力设备两项,共10大类,每一大类又分为若干分类,每一分类又分为若干小组,并分别用数字代号表示;设备编号由类别号和三位顺序号两组数字组成,两组数字之间为一横线。
    3.设备系统    为便于设备系统分类管理和统计,将物业所有设备依据其所服务的内容划分7大系统,其代号原则上取汉语拼音第一个字母,个别取英文的第一个字母,分别是:     F——配电系统;     D——电梯系统;     C——厨房系统;     X——消防系统;     T——工具设备系统;     J——给排水系统;     Q——其他设备系统;
    二、设备台帐
    设备档案管理方面的台帐主要由机电设备汇总表、设备卡及设备编号牌等构成。
    1.机电设备汇总表   此表是物业机电设备分类统计台帐。a.台帐编制按《设备统一分类及编号目录》中分类号分类、分页顺序由大到小排列填写;如:客梯DTK-001至DTK-003:P1              货梯DTH-001至DTH-002:P2      每一类别也按设备的顺序号大小,由小到大填写。      如:1号客梯DTK-001  第一行                  2号客梯DTK-002  第二行                  3号客梯DTK-003  第三行
    b.表格填写设备类别:设备类别就是《设备统一分类及编号目录》中十大类别,也就是设备编号第一个数字所代表的中文类别含义。    管理类别:按设备在实际使用中所起的作用及危险程度将所有设备分为A、B、C三类,实施分类管理;关键设备(A)约占物业全部设备的5%~10%;主要设备(B)约占全部设备的10%~20%;一般设备(C)占全部设备的大多数。
    关键设备(A)——该设备如不能正常运行,将影响整个物业的正常运行。例如:配电、电梯、供水。    主要设备(B)——该设备如不能正常运行,将影响关键设备或一个部门的正常运行。如:通讯、宽带、光纤等。 一般设备(C)——除以上提到的以外的设备。对特种设备、压力容器和危险性较大的设备的管理级别不得低于B类。设备名称:是该设备铭牌上写的名称。制造单位:应填写到产品的产地,即厂名和所在地。其他要求:应根据实际填写机电设备汇总表,编制相应目录,装订成册。
    c.管理    对物业设备管理应每年对照帐面复核一次;设备的移动、报废、调拨都应在备注中注明。物业管理处应设立设备的总台帐,各使用部门可根据实际另做部门台帐。
    2.设备卡      是该台设备的主要技术参数及运行维修记录卡,按一台设备一张卡的原则。凡是机电设备汇总表上的每台设备均要填写设备卡。    设备卡的填写:设备名称、类别、编号、管理类别。    配用电机:指该设备的主要电机。将辅助电机填入下面的“主要技术特征及附件”栏中。主要技术特征及附件:是指该台设备的主要技术参数及主要附件。例如:水泵的扬程、转速、流量、效率、电梯的速度、层数等主要附件的参数。    检修记录:扼要记录设备在运行过程中大修,一、二级保养及事故处理情况。记录应由专人根据维修单和维修情况统一填写。    设备卡的右上角:按照设备所属的系统(即13大设备系统)编系统号。    设备卡按系统号,分系统编制造册存放,并在册外标志设备系统号(即10大系统代号)。每一系统中再分别按设备的类别和顺序号大小排列。    设备跨系统调动时,设备卡中的安装地点和右上角的系统号都要相应变更,此卡也应存放至调动后所属设备系统的设备卡册中。
    3.设备登记卡,用于设备资料的记录,方便查阅、统计和管理。  a.编制设备登记卡按照13大设备系统,分系统进行登记编制,编制造册和方式与设备卡相同。  b.填写设备登记卡上的类别应填写设备类别,即设备统一分类及编号目录中的十大设备类别。 空格中用英文字母填写设备所属的8大系统号。  主项号栏用英文字母填写管理类别。 设备名称、设备编号填写同设备卡。  设备调动变更应重新填写设备登记卡,每年复核一次。
    4.机电设备编号牌   
    根据物业统一格式印制编号牌,粘贴于每台设备的铭牌旁,上面刻该台设备的设备编号,设备管理类别,以便核对统计用。
    5.设备资料档案凡建档范围内的所有设备都必须具有技术资料档案。  a.设备资料包括:说明书,各种图纸,计算书,各类测试报告,合同副本,使用登记证,合格证,安装、竣工验收资料及批准文件等。  b.组卷和存放:设备资料原则采取按同型号设备分册编制组卷。对有些不便拆开的成套设备资料,可用复印件或在卷内备考表中注明原件在某某卷内。    组卷设备资料按8大系统归档,存放顺序同设备卡,并填写档案卷内目录、备考表,在案卷外标写档案号及在档案盒背脊上标写系统号。 c.档案号原则上与设备编号相同。但同型号规格设备组在同卷内,档案号只取其中一台设备的设备编号作档案号,同型号规格的其他设备的档案号也用该设备的档案号。  如:有三台同型号规格客梯,其设备编号分别为:                DTK-001档案号DTK-001                DTK-002档案号DTK-001                DTK-003档案号DTK-001  d.设备资料档案管理 :设备资料档案应有专人管理,负责资料的收集、整理、造册填写归档和管理。    物业设备的所有资料都是业主的财产,应及时移交设备档案管理人员,使用部门用复印件。个别设备的资料,如确实很多,复印不便时,可先由设备档案管理人员立卷归档,然后使用部门办理长期借阅手续,并妥善保管。有关资料应移交设备档案管理人员并由其整理归档,使用部门用复印件。新建、改建项目竣工验收以后,有关图纸资料、审报批准文件、有关合同以及投入运行后的年检报告等,都应及时移交设备档案管理人员整理组卷、归档。    所有遗缺资料由原项目经办人员负责对外索取补充,设备管理或项目经办部门负责按档案管理要求将设备资料立卷。
    三、设备帐册应按要求建立设备帐册,做到帐物相符,帐表相符

     

                

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